대한부정맥학회 Korean Heart Rhythm Society

[본 내용은 선정 메일 통보를 받으신 분에게만 해당되는 내용입니다]

2024년 9월 26일-29일 호주 시드니에서 개최되는 APHRS 2024 의 참가지원 대상자 중 한국제약바이오협회(KPBMA)로 배정받으신 분께서는 아래의 내용과 첨부파일을 반드시 숙지하시어 제출 기한 내에 정산서류를 보내주시기 바랍니다.

• 제출 기한: 2024년 10월 11일(금)까지
• 제출 방법: 등기우편접수, (우) 04323 서울시 용산구 한강대로 372 (동자동) 센트레빌 아스테리움 서울 A동 1604호
• 제출 서류: 1) 출장보고서, 2) 상세지출내역서, 3) 영수증 첨부 양식 내 실물영수증 및 기타 제반 서류
• 제출 서류 양식 유첨

※유의 사항※

1. 최종 정산금 입금까지는 길어지는 경우 12개월 이상이 소요될 수 있사오니 이점 사전에 양지 부탁드립니다.
2. 학술대회 참가자 지원 가이드라인을 반드시 숙지하시기 바랍니다.
3. e-Poster는 초록1편당 발표자로 확인된 1명만 지원 가능합니다. (공동저자일 경우 발표자임이 확인된 자료-메일, 프로그램 북 등-를 제출해야 참가자격이 인정됩니다)
4. 결제는 개인카드 및 현금결제만 지원이 됩니다. (법인카드 지원불가, 현금결제는 영수증 원본 및 입금확인증 제출)
5. 모든 카드 결제 내역 증빙 시, 본인 성함이 확인되어야 합니다. (성함이 기재되지 않은 경우 결제한 카드 앞면 사본을 첨부해주시기 바랍니다)
6. 학회지원기간에 해당하지 않는 비용은 정산되지 않습니다.
7. 등록비 면제 또는 지원받지 않더라도 등록확인자료를 제출해야 합니다. 등록확인자료 (네임텍, 등록확인메일)을 폐기하지 마시고 꼭 보내주시기 바랍니다.
8. 항공비를 지원받지 않더라도 보딩패스 및 e-ticket를 제출해야 합니다. (반드시 왕복구간 제출, 편도만 제출x, 사본x)
9. 본인의 서명이 필요한 사유서 및 상세지출내역서는 수기로 사인한 원본 서류를 보내주셔야 합니다. (스캔 및 팩스 불가)
10. 모든 증빙서류는 사진으로 찍거나 핸드폰에서 캡쳐하여 보내지 않기를 당부 드립니다.
11. 해외학술대회 지원과 관련하여, 협회에서 지원받는 것 외에 다른 기관으로부터 지원받는 이중지원 및 교차지원은 허용되지 않습니다. 이중지원 및 교차지원이라고 판단될 경우 협회 지원이 불가할 수 있습니다.
12. (2023.09.20 제약협회 지원 가이드라인 개정사항 공유) 항공료는 이코노미 스탠다드 기준으로 정산
    동일 항공사 이코노미 스탠다드 좌석이 없음을 증빙할 경우(화면캡쳐)에만, 비즈니스석과 이코노미 스탠다드 사이의 항공운임을 인정
    ※좌석 승급을 위한 이코노미 플렉스 등 탑승 시에도 상기 내용 적용
    ※첨부한 항공료가 과다한 경우, 협회 사무국에서는 동 학회의 타 참가자에게 지급된 평균 비용을 고려하여 항공료 비용 정산 또는 내년 비슷한 기간, 같은 항공, 비슷한 시간 이코노미석 가격으로 지원
    
13. (2024.07.08 제약협회 항공비 지원 가이드라인 제정) 학술대회 항공비 전액 지원은 학술대회 개최일 기준 -2일에서 종료일 +1일까지의 기간을 포함하며 이 범위를 벗어날 경우, 항공비는 20% 또는 50% 차감됩니다.
    ※자세한 가이드라인은 유첨 파일 참조 (24.08.09 내용 삭제)

□ 지원 항목 및 항목별 제출 서류

1. 지원 항목(지원 한도): 
   1) 항공료(왕복 최단거리 이코노미 스탠다드 클래스 좌석 실비)
   2) 현지교통비(학회 기간 내 15만원)
   3) 등록비(사전등록비 실비)
   4) 숙박비(1박 최대 35만원)
   5) 식대(1일 3식, 1식 최대 5만원)
2. 항목별 제출 서류  **(必) 표시된 항목은 반드시 제출해야 다른 항목에 대해서도 지원이 가능함  

   제출 자료	서류 양식	비  고
   1. 출장보고서 (必)	(hwp) 학술대회 정산신청 양식	○ 참가기간동안 학술대회에서 활동한 학술활동, 수집한 최신 정보, 진료 및 연구, 교육에서 활용방안 등의 내용을 포함하여 활동 내용이 구체적으로 포함되어 있어야 함 (최소 4줄 이상, 개인 스케줄은 기재하지 않으셔도 됩니다)
   2. 상세지출 내역서 (必)	(xlsx) 학술대회 참가자 지원 상세지출내역서	○ 내용 작성 및 하단에 자필 서명 ○ 환율입력(학회 시작 전일 KEB 하나은행 현금매입 최초고시가), 식대 및 기타금액 입력
   3. 참가자격 증빙 1) 채택 메일 또는 초청 메일 (必) 2) 프로그램 북 사본 (必)	(hwp) 학술대회 정산신청 양식	※ 참가자 성함과 역할, 장소, 발표시간이 명시되어 있는 자료로 제출 1) 채택 메일 또는 초청 메일 - 발신자, 수신자, 초록제목이 명시된 것 - 최초의 채택메일(accepted, selected 명시된 것) - 초청메일에는 invited와 초청된 역할이 명시된 것 2) 프로그램 북 사본 - 성함과 초록제목 또는 역할이 명시된 페이지
   4. 항공료 및 현지 교통비 관련 1) 전구간 보딩패스 원본 (必) 2) e-ticket (必) 3) 개인 카드영수증 or 카드내역서 4) 현지 육상 교통비 영수증 원본		※ 지원받지 않더라도 제출 → 보딩패스(원본), e-ticket ※ 국내항공비/국내교통비/항공권 할인액 등은 지원이 불가합니다. 1) 전구간 보딩패스 원본 - 분실 시, 탑승확인서 원본, 출입국 사실확인서 또는 여권 출입국 도장사본+항공 마일리지 적립 확인 가능한 서류 제출 2) e-ticket - 좌석 클래스 및 구간 확인(최단거리 이코노미석만 지원, 비즈니스석 지원불가) 3) 개인 카드영수증 or 카드내역서 - 카드결제내역서 또는 결제내역 조회하면 캡쳐(이름 포함) 4) 현지 육상 교통비 영수증 원본 - 이용일시 및 출발지/도착지, 금액 명시된 영수증 제출 - 수기영수증 지원 불가 - 행선지 불분명, 학회지 외 지역, 공항-숙소-학회지 이용 외, 학회 일정 외, 국내 교통비는 삭감됩니다.
   5. 등록비 관련 1) 등록확인증 (必) 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서		※ 사전등록-일반등록만 가능(프리미엄 or 추가세션 지원 불가) ※ 사전등록 원칙, 현장등록할 경우 사유서(자필서명 포함) 제출 ※ 현장등록 했더라도 사전등록비 만큼 지원됨 ※ 사전결제한 원화로 정산 → 원화금액 확인 가능한 자료 제출 1) 등록확인증 - 학회에서 보내온 등록확인 e-mail 등, 등록비 명세 확인 가능한 서류 제출 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 - 카드결제내역서 또는 결제내역 조회하여 캡쳐(이름 포함)
   6. 숙박비 관련 1) 호텔 Check in/out 목록 (Invoice) 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서		※ 사전 결제한 숙박비는 결제한 원화로 정산 → 원화금액 확인 가능한 자료 제출 ※ 숙박예약 확인서만으로는 증빙 불가, 반드시 카드승인내역 같이 제출 ※ 학회 일정 외, 학회장소 외의 숙박 및 미니바, 영화, 세탁, 전화, 인터넷 등 숙박에 부수하는 비용은 차감됩니다. 1) 호텔 Check in/out 목록 (Invoice) - check in/out 날짜, 1박 요금 및 조식비 확인 가능(조식이 포함된 경우)한 인보이스 제출 - 숙박인원 수만큼 1/n하여 지원 - 인보이스에 명시된 1박 요금으로 정산되며, 일자별 숙박비가 다르다고 평균금액으로 정산되지 않습니다. - Invoice 금액과 맞지 않는 경우 설명자료 추가 요망   2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 - 카드결제내역서 또는 결제내역 조회하여 캡쳐(이름 포함) - 수기로 기재된 영수증 정산 불가능
   7. 식대 관련 1) 영수증 원본		○ 날짜, 시간 명시된 영수증 제출 ○ 1일 3식 지원: 식사 간 최소 4시간 텀이 있어야 하며 1식에 영수증 1건만 지원(단, 동 음식점 30분 이내 재주문 시 합산 가능) ○ 1식에 2개 이상의 영수증이 첨부된 경우, 가장 큰 비용만 정산 ○ guest 수로 1/n하여 정산 ○ 숙박 인보이스에 조식이 포함될 경우, 별도의 조식비는 청구되지 않으며 숙박비에서 조식비 차감 ○ 원본 영수증만 정산 가능 ○ 식사 시간이 불분명할 경우, 학회 일정 외, 학회장소 외 등의 영수증은 차감됩니다.
   기타	- 정산 시 적용환율: 학술대회 시작 직전일(휴일일 경우 직전 영업일) KEB 하나은행 현금 매입 최초 고시가 - 원활한 정산을 위해 영수증의 날짜 및 시간, 금액이 잘 보이도록 해주시고, 영수증 및 증빙서류를 겹쳐 보내지 마시길 바랍니다. - 증빙자료의 요건은 협회에서 결정하며 학회는 정산서류를 협회로 접수하기 전에 검토하여 추가자료를 요청드릴 수 있사오니 협조 부탁드립니다. - 카드결제 내역은 카드사 인터넷 조회(성함 및 내역포함) 화면 캡쳐 또는 해당내역만 팩스서비스 받으실 수 있습니다.