공지사항
HRS 2025 참가지원 관련 한국의료기기협회 정산서류 안내 (05/08까지)
김효정
2025-02-26
조회수 : 23
[본 내용은 선정 메일 통보를 받으신 분에게만 해당되는 내용입니다]
2025년 4월 24일-4월 27일 미국 샌디에이고에서 개최되는 Heart Rhythm 2025 의 참가지원 대상자 중 한국의료기기산업협회(KMDIA)로 배정받으신 분께서는 아래의 내용과 첨부파일을 반드시 숙지하시어 제출 기한 내에 정산서류를 보내주시기 바랍니다.
- 제출 기한: 2025년 5월 8일(목)까지
- 제출 방법: 스캔본 업로드 및 등기 우편 접수 **동일 서류를 두 가지 방법으로 모두 제출해주셔야 합니다.
- 스캔본 업로드 방법: 바로가기
- 등기 우편 접수: (우) 04323 서울시 용산구 한강대로 372 (동자동) 센트레빌 아스테리움 서울 A동 1604호 - 제출 서류: 1) 결과 보고서, 2) 상세지출내역서, 3) 영수증 첨부 양식 내 실물영수증 및 기타 제반 서류
- 제출 서류 양식 하단에 유첨
※유의 사항※
- 최종 정산금 입금까지는 길어지는 경우 12개월 이상이 소요될 수 있사오니 이점 사전에 양지 부탁드립니다.
- 학술대회 참가지원 가이드라인을 반드시 숙지하시기 바랍니다.
- 결제는 개인카드만 지원이 됩니다. (법인카드 지원불가, 현금결제는 영수증 원본 및 현금결제사유서 제출)
- 모든 카드 결제 내역 증빙 시, 본인 성함이 확인되어야 하며 결제한 카드 앞면 사본을 첨부해 주시기 바랍니다.
- 지원기간에 해당하지 않는 비용은 정산되지 않습니다. (지출내역서 양식에 있는 기간만 인정)
- e-Poster 및 포스터는 초록 1편당 발표자로 확인된 1명만 지원이 가능합니다. (공동저자가 발표자인 경우 발표자임이 확인된 자료-메일, 프로그램 북 등-를 제출해야 참가자격이 인정됩니다)
- 항공비를 지원받지 않더라도 보딩패스 및 e-ticket을 제출하여야 합니다. (왕복구간 반드시 제출, 편도만 제출x)
- 항공권은 왕복 최단거리 이코노미 스탠다드 기준으로 지원이 됩니다. 비즈니스석, 프리미엄 이코노미/이코노미 플렉스(좌석 승급 가능 이코노미) 등은 정산 시 차감 사유가 됩니다.
- 등록비 면제 또는 지원받지 않더라도 등록확인자료를 제출해야 합니다. 네임텍, 등록확인증을 폐기하지 마시고 보내주시기 바랍니다.
- 해외학술대회 지원과 관련하여, 협회에서 지원받는 것 외에 다른 기관으로부터 지원받는 이중지원 및 교차지원은 허용되지 않습니다. 이중지원 및 교차지원이라고 판단될 경우 협회 지원이 불가할 수 있습니다.
□ 지원 항목 및 항목별 제출 서류
- 지원 항목(지원 한도):
1) 항공료(왕복 최단거리 이코노미 스탠다드 클래스 좌석 실비)
2) 현지교통비(학회 기간 내 최대 15만원)
3) 등록비(사전등록비 실비)
4) 숙박비(1박 최대 35만원)
5) 식대(1일 3식, 1식 최대 10만원, 1일 최대 15만원) - 항목별 제출 서류
| 제출 자료 | 서류 양식 | 비 고 |
| 1. 학회 참가 결과 보고서 | (xlsx) 결과보고서 및 상세지출내역서_결과보고서 sheet | ○ 내용 작성 및 하단에 자필 서명 |
| 2. 지출내역 정산서 | (xlsx) 결과보고서 및 상세지출내역서_상세지출내역서 sheet | ○ 내용 작성 및 하단에 자필 서명 ○ 환율입력(학회 시작 전일 KEB 하나은행 현금매입 최초고시가), 식대 및 기타금액 입력 |
| 3. 참가자격 증빙 | (docx) 영수증 첨부 양식 | ○ '참가자 성함과 역할, 장소, 발표시간이 명시된' 채택/초청메일 혹은 프로그램북 사본 |
| 4. 항공료 및 현지 교통비 관련 1) 전구간 보딩패스 원본 2) e-ticket 3) 개인 카드영수증 or 카드내역서 4) 현지 육상 교통비 영수증 원본 |
※ 지원받지 않더라도 제출 → 보딩패스, e-ticket |
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| 5. 등록비 관련 1) 등록확인증 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 |
※ 사전등록-일반등록만 가능(프리미엄 or 추가세션 지원 불가) ※ 사전등록 원칙, 현장등록할 경우 사유서(자필서명 포함) 제출 ※ 현장등록 했더라도 사전등록비 만큼 지원됨 ※ 사전결제한 원화로 정산 → 원화금액 확인 가능한 자료 제출 1) 등록확인증 - 학회에서 보내온 e-mail 등, 등록비 명세 확인 가능한 서류 제출 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 - 카드 내역서에 현지금액 & 원화확인자료 없을 시, 출발 전일 최초고시환율 적용 |
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| 6. 숙박비 관련 1) 호텔 Check in/out 목록 (Invoice) 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 |
※ 학술대회 개최 1일 전, 학술대회 종료일까지의 숙박 지원 예) 학술대회 기간이 수~금요일인 경우, check-in: 화/check-out: 토 ※ 해외: 1박당 35만원까지 지원 ※ 사전 결제한 숙박비는 결제한 원화로 정산 → 원화금액 확인 가능한 자료 제출 ※ 학회 일정 외, 학회장소 외의 숙박 및 미니바, 영화, 세탁, 전화, 인터넷 등 숙박에 부수하는 비용은 차감됩니다. 1) 호텔 Check in/out 목록 (Invoice) - check in/out 날짜, 1박 요금 및 조식비 확인 가능한 인보이스 제출 - 인보이스에 명시된 1박 요금으로 정산되며 일자별 숙박비가 다르다고 평균금액으로 정산되지 않습니다. - 숙박비에 조식비가 포함된 경우, 조식비 가격이 별도로 명시되어 있지 않으면 조식비는 인정되지 않음(조식비용이 별도로 명시되어 있을 경우 지원 가능) - 숙박인원 수만큼 1/n하여 지원 - Invoice 금액과 맞지 않는 경우 설명자료 추가 요망 2) 개인 카드영수증 or 카드내역서 - 현금결제 시 송금 확인증 및 사유서, 영수증 제출 |
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| 7. 식대 관련 1) 영수증 원본(카드결제만 지원) |
○ 개인 1일 3식 지원, 1식 최대 10만원, 1일 최대 15만원까지 지원 가능, 학술대회 개최지와 같은 시(City)에 있는 현지 식당에서 날짜, 시간 명시된 개인카드 결제 영수증 제출 ○ 1식에 영수증 1건만 지원, 1식 2장 이상일 경우, 가장 큰 비용만 정산 ○ guest 수로 1/n하여 정산 ○ 식사 시간이 불분명할 경우, 1식에 영수증 2장 첨부 시, 3식 해당 제외 시간에 식사 시, 학회 일정 외 혹은 학회장소 외 등의 영수증은 차감됩니다. ○ 현금 결제 시(혹은 수기영수증) 영수증 및 현금결제사유서 함께 제출 |
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| 기타 | - 정산 시 적용환율: 학술대회 시작 전일(휴일일 경우 직전 영업일) KEB 하나은행 현금 매입 최초 고시가 - 원활한 정산을 위해 영수증의 날짜 및 시간, 금액이 잘 보이도록 해주시고, 영수증 및 증빙서류를 겹쳐 보내지 마시길 바랍니다. - 증빙자료의 요건은 협회에서 결정하며 학회는 정산서류를 협회로 접수하기 전에 검토하여 추가자료를 요청드릴 수 있사오니 협조 부탁드립니다. - 카드결제 내역은 카드사 인터넷 조회(성함 및 내역포함) 화면 캡쳐 또는 해당내역만 팩스서비스 받으실 수 있습니다. |
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1.의료기기 학술대회 참가지원 가이드라인.pdf
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